Espaces Collaboratifs 8.1.3

Animez et rassemblez autour d'une thématique ou d'un projet et créez une véritable dynamique de groupe avec les Espaces Collaboratifs Jalios !

Quand utiliser ce module ?

Les membres de votre équipe travaillent chacun dans leur coin ? Vous voudriez promouvoir davantage de visibilité et d'échanges, mais que ce ne soit pas au détriment de la productivité de chacun ? Vous avez identifié une thématique qui génère de nombreux échanges utiles, mais ces échanges vous semblent désordonnés et répétitifs ? Les contenus traitant d'un même sujet sont dispersés à différents endroits et vous souhaitez les rassembler au sein d'un même espace ?

Que propose ce module ?

Avec le module Espaces Collaboratifs ouvrez une communauté publique, privé ou secret selon vos besoins pour permettre à un groupe de personnes ciblées de partager des informations, de gérer un projet, animer un service,... Une communauté concentre un portail de services dédiés à un ensemble de membres. En page d'accueil de la communauté retrouvez le tableau de bord et depuis la version 8.1, ajoutez des pages personalisées adaptées aux usages de la communauté.

Les utilisateurs accèdent à l'annuaire des espaces appelé aussi "Annuaire des communautés" comportant

• un menu AFFICHAGE avec :
  • une vue  "Toutes les communautés" en tableau ou en carte pour chercher, découvrir et rejoindre les communautés
  • une vue "Mes espaces" ou "Mes communautés" affichant tous les espaces collaboratifs auxquels les utilisateurs participent. Les utilisateurs peuvent définir leurs espaces favoris en cliquant sur l'étoile.
  • une vue "Mes favoris" qui expose les communautés favorites de l'utilisateur. 
  • une vue "Suggestions" qui identifie les communautés en accès public ou privé auxquelles l'utilisateur ne participe pas.
•  Des filtres
  • par type en fonction des modèles existants (par exemple "Département", "Projet", Thématique")
  • par accès : public, privé, secret (visible uniquement si l'utilisateur appartient à un espace secret)
• en fonction des droits : présence du bouton "Créer un espace" ou "Créer une communauté" pour faire une demande d'ouverture d'un nouvel espace collaboratif (si le workflow de validation de création est activé) ou directement créer un espace.

Les fonctionnalités clés 

Création d'espace collaboratif

• Espace public, privé ou secret
• Workflow de validation de création
• Sous-espaces
• Création selon modèle d'espace
• Possibilités de définir des modèles d'espace (typologie de communauté par exemple Thématique, Projet, Département,...)
• Choix des modalités d'inscription : libre, validée ou gérée entièrement par les animateurs
• Création d'une communauté selon un modèle pré-défini synchronisé ou non avec ce modèle. La synchronisation de vos espaces avec leur modèle (données, portail, applications) est disponible depuis la version 8.0. Elle permet de maintenir à jour l'espace lorsque son modèle évolue. Vous pouvez choisir les éléments à synchroniser : la page d'accueil, les applications et les données de structure (type, workflow, groupes, ...). Toute modification effectuée sur un modèle est alors prise en compte dans l'ensemble des espaces synchronisés avec ce modèle pour les éléments que vous avez choisis de synchroniser.

Gestion des membres et des droits par les animateurs

• Définition d'un ou plusieurs animateurs pour l'espace
• Possibilité de définir des rôles et des groupes spécifiques dans l'espace
• Demande de création d'un compte invité pour collaborer avec une personne externe à votre organisation.
• Créer un groupe de discussion via le chat "Horizon" (requiert le couplage avec le module Horizon)

Le menu d'actions 

Depuis leur tableau de bord (page d'accueil) les participants disposent d'un menu d'actions dans le bandeau à droite de l'espace qui permet aux  participants de

• "S'abonner" pour suivre les activités de l'espace
• "Ajouter à mes favoris" pour accéder plus facilement à cet espace
• "Partager..." pour partager le lien à des membres ou un groupe et leur recommander de rejoindre l'espace

Les animateurs disposent d'entrées supplémentaires dans le menu d'actions :

• "Gestion des membres" pour accéder directement à la vue permettant la gestion des membres et des groupes
• "Analyses des usages" pour accéder aux statistiques de l'espace
• "Modifier la page" pour effectuer une modification simplifiée du portail. Fonctionnalité accessible depuis la version 8.0  (disponible à partir de JPlatform 10 SP7) 
• "Paramétrage" pour paramétrer l'espace (voir Paramétrage de l'espace collaboratif par l'animateur)
• "Administration" pour accéder au back office de l'espace.

Paramétrage de l'espace par les animateurs

Au clic sur "paramétrage" depuis le menu d'actions à droite du bandeau, vous accédez à divers onglets vous permettant de paramétrer votre espace :

• Dans "Informations générales", modifiez le nom de votre communauté, sa description, la présentation et le choix de la vignette affichée dans l'annuaire des communautés;
• Dans  "Accès et inscription", adaptez les choix effectués initialement lors de la création de l'espace si besoin
• Dans "Modèle" modifiez le type d'espace et choisissez de synchroniser ou non cet espace avec le modèle
• Dans "En-tête", personnalisez l'entête de votre communauté (bandeau et couleur)
• Dans "Mise en page" modifiez la composition de votre page portail.
• Dans "JMobile", choisissez ce que vous souhaitez faire apparaitre sur votre application JMobile (depuis la version 8.0 disponible à partir de JPlatform 10 SP7).

Gérez votre page d'accueil (JPortal) en mode simplifié vous permettant une mise en page rapide et intuitive de votre tableau de bord depuis la version 8.0 (disponible à partir de JPlatform 10 SP7)

• Ajoutez, supprimez ou déplacez les widgets (portlets) en un clic
• Modifiez le paramétrage de vos portlets en cliquant sur le crayon
• Gérez de façon intuitive et simplifiée des applications sur la barre de navigation de la page d'accueil de votre espace (uniquement possible pour les espaces non synchronisés avec le modèle).

• • Cliquez sur l'onglet "+" de votre barre de navigation pour ajouter
    • des applications présentes dans votre catalogue en fonction des modules activés sur votre plateforme
    • ou des pages portails (disponible à partir de la version 8.1)
  • Déplacez en un clic des onglets sur la barre de navigation de votre espace. Réorganisez ainsi l'emplacement de vos onglets en maintenant le clic sur l'onglet et en le déplaçant à l'endroit souhaité.
  • Modifiez les paramètres des applications installées dans votre espace

Catalogue de services et applications

Les services et applications mis à disposition par l'administrateur dépendent des modules installés.

• Services (affichés en tant que portlet sur le tableau de bord)
  • Flux d'activité sur le tableau de bord (module ESN)
  • Description de l'espace collaboratif
  • Annuaire des membres
  • Agenda de l'espace collaboratif
  • Derniers contenus
  • Dernières conversations (module Espace de Conversation)
• Applications (affichés en tant qu'onglet dans l'espace collaboratif) 
  • Espace documentaire
  • Pages Wiki
  • Calendrier
  • Espace de conversations (module Espace de Conversations)
  • Veille collaborative (module JMag)
  • Gestion de projets et de tâches (module JTask)
  • Gestion des savoirs (module JLearn)
  • Ajout d'une page JPortal

Les nouveautés de la version 8.1

Ajoutez des pages à vos communautés !

• Vous pouvez à présent créer de véritables pages personalisées (des "sous portails" nommés "pages") en tant qu'onglet de votre espace. Pour ce faire,  depuis la page de gestion des applications, cliquez sur le menu déroulant "Ajouter" qui  propose l'ajout d'une application ou d'une page.
• Un menu d'actions disponible directement sur l'onglet vous permet de modifier votre page en mode simplifié ou avancé.

Amélioration au niveau du bandeau des espaces collaboratifs

• Simplification du menu de droite : suppression des entrées "Aide" et "Applications"
• Choix de faire apparaitre le fil d'ariane dans le bandeau des espaces collaboratifs (propriété désactivée par défaut)
• Ajout d'un menu "Burger" permettant d'accéder aux applications non affichées par manque de place

Définition du paramétrage par défaut pour rendre visible ou non l'email d'un compte invité

Un annuaire des espaces repensé

• Affichage par défaut de la vue "Tous les espaces" au lieu de "Mes espaces"
• Nouvelle vue en liste de tous les espaces

• L' affichage en carte met en avant la politique d’accès de l’espace (public, privé, secret.) sous forme d'un badge coloré.

Améliorations sur les modèles :

• La synchronisation avec le modèle  inclut également les catégories. Les modifications sur les catégories du modèle seront appliquées sur les espaces collaboratifs pointant ce modèle.
• Définition sur un modèle d'espace collaboratif de la politique d'accès par défaut et du mode d'inscription des espaces créés sur ce modèle.

Multi-catégorisation d'une portlet

• Classement des communautés sur plusieurs axes pour faciliter l'accès 

Nettoyage des catégories liées à un espace collaboratif lors de la suppression de cet espace 

Ce que nos clients aiment

La simplicité de création 

Un espace collaboratif peut être créé en quelques clics à partir d'un modèle. Les modèles d'espaces sont définis par l'administrateur qui les met à disposition des utilisateurs. Ses modèles reflètent les pratiques collaboratives au sein de l'organisation.